Das E-Anschreiben

E-Mail bei der Online-Bewerbung richtig einsetzen

Bei Online-Bewerbungen verschickt man in der Regel das Anschreiben per E-Mail. Auf den ersten Blick scheint dieser Weg wesentlich einfacher zu sein als das klassische Anschreiben per normaler Post. Es ist allerdings nicht ganz so einfach. Bei Bewerbungs-Anschreiben per E-Mail gibt es nämlich gleich zwei Gruppen von Regeln zu beachten: Die für Bewerbungs-Anschreiben und die für Korrespondenz per E-Mail.

Teilweise sind die Regeln für Bewerbungs-Anschreiben und die Gepflogenheiten bei E-Mails sogar widersprüchlich. In diesen Fällen sollten Sie sich grundsätzlich für die restriktiveren Regeln entscheiden. So ist es bei normalen E-Mails durchaus üblich, Smilies oder Abkürzungen zu benutzen, oder den Korrespondenzpartner von Anfang an zu duzen. Bei Bewerbungsschreiben per Mail sollten Sie hingegen die hohen Standards von klassischen Bewerbungsschreiben weiter benutzen: Wählen Sie seriöse Grußformeln, sprechen Sie Ihren Ansprechpartner mit "Sie" an und achten Sie auf korrekte Orthographie und Groß-/Kleinschreibung.

Wie bei klassischen Anschreiben gilt auch bei Bewerbungs-E-Mails, dass Sie das Schreiben an eine konkrete Person richten sollten. Indem Sie diese Person im Schreiben mit "Sehr geehrte(r) Frau/Herr ..." direkt ansprechen, sichern Sie sich einen kleinen psychologischen Vorteil. Diese Person muss dann auch der direkte Empfänger der Bewerbung sein. Bei der klassischen Bewerbung erreicht man dies mit dem Adresszusatz "zu Händen". Bei der E-Mail-Bewerbung sollten Sie einfach die Mail an die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person senden. Bei E-Mails an allgemeine Adressen wie info@firma.xy besteht leider immer die Gefahr, dass die Mail ungelesen bleibt.

Besonderheiten bei der E-Mail-Korrespondenz

Auch in Anschreiben per E-Mail sollten Sie immer Ihre vollständigen Kontaktdaten angeben, also Postanschrift, Telefonnummern und natürlich die E-Mail-Adresse. Im Gegensatz zu klassischen Anschreiben kommen diese Angaben aber nicht in den Briefkopf, sondern bei E-Mails unter den Inhalt der Mail, in die sogenannte Signatur.

Die Betreffszeile der E-Mail dient dem Empfänger, in seinem Posteingang den Zweck und - offensichtlicherweise - den Betreff der E-Mail schnell zu erfassen. Dabei ist die wichtigste Information, auf welches Stellenangebot Sie sich bewerben. Das kann eine Referenz auf eine Zeitungsanzeige sein oder - wenn angegeben - eine Referenznummer. Beispiele: Bewerbung auf Ihr Stellenangebot im Käseblatt vom 1. April 2006 oder Bewerbung als Lohnbuchhalter, Kennzahl JM-1234.

Bei klassischen Bewerbungen gilt, dass das Anschreiben nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein sollte. Grundsätzlich gilt dies auch für E-Mails, nur mit dem Unterschied, dass eine E-Mail normalerweise nicht auf DIN-A4-Seiten aufgeteilt wird. Stattdessen kann man von einer Richtgröße zwischen 80 und 160 Worten ausgehen. Ein Tipp: Wenn Sie nicht zählen wollen, dann schauen Sie sich die E-Mail einfach in der Druckvorschau Ihres Mail-Programms an. Dort können Sie wieder nach DIN-A4-Seiten gehen.

Der E-Mail-Account

Um Ihre Bewerbung per E-Mail zu verschicken, benötigen Sie natürlich einen Zugang zu einem E-Mail-Provider. Dieser Zugang wird auch Account genannt. Dabei sollten Sie beachten, dass der Provider keine Werbung an die E-Mail anfügt. Dies wäre für ein Bewerbungsschreiben sicherlich unangemessen. Auch sollte Ihre E-Mail-Adresse seriös wirken; eine Adresse wie schuerzenjaeger@provider.xy kommt womöglich beim Empfänger nicht gut an. Ebenfalls unangemessen ist es, die E-Mail über den Account Ihres bisherigen Arbeitgebers zu versenden.

Im Internet gibt es eine Reihe sogenannter Free-Mailer, bei denen Sie kostenlos E-Mails versenden können. Um werbefreie Mails zu versenden bedarf es meistens jedoch einiger Tricks. Beim kostenlosen E-Mail-Dienst von GMX können Sie werbefreie E-Mails schreiben, wenn Sie diese nicht über die GMX-Website, sondern über ein E-Mail-Programm wie Mozilla Thunderbird versenden. Wie Sie dies für GMX einrichten, steht hier.

Technische Feinheiten beachten

Bevor Sie die E-Mail schreiben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr richtiger Name und die richtige E-Mail-Adresse als Absenderadresse in Ihrem Mail-Programm, bzw. Ihrem Web-Mailer konfiguriert ist. Sollten Sie sich nicht sicher sein, schreiben Sie einfach eine Testmail an sich selbst und schicken diese ab. Wenn in der empfangenen Mail der Name und die E-Mail-Adresse korrekt angezeigt werden, ist alles in Ordnung.

Das Anschreiben selbst sollten Sie direkt in die Mail schreiben und nicht etwa als Dateianhang versenden. Auch sollten Sie auf HTML-Formatierung der Mail verzichten, und die Mail als sogenannten "Plain-Text" versenden. Dabei sind zwar Ihre Formatierungsmöglichkeiten begrenzt; bei E-Mails gilt jedoch in der Regel "weniger ist mehr". Durch einfache Formatierung garantieren Sie, dass die E-Mail auch mit exotischen E-Mail-Programmen vom Empfänger gelesen werden kann.

Die Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Zeugniskopien können Sie entweder per E-Mail-Anhang oder per Bewerbungswebsite zugänglich machen. Entscheiden Sie sich für den Versand per E-Mail-Anhang sollten Sie folgende Punkte beachten:

Der E-Mail-Anhang sollte nicht zu groß sein. Eine maximale Größe von 1 MB ist dabei ein guter Richtwert. Größere Mails laufen Gefahr, von automatischen Filtern aussortiert zu werden.

PDF hat sich zu einem de-facto-Standard für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Daher sollten Sie grundsätzlich Ihre Dokumente als PDF verschicken. Auf die Benutzung von Packprogrammen wie ZIP sollten Sie verzichten. Diese können zwar die Größe der E-Mail erheblich verringern, stellen jedoch eine zusätzliche Hürde für den Empfänger der Bewerbung dar. Eventuell wird ein gestresster Personalchef eine Bewerbung mit "geziptem" Anhang erstmal zurücklegen.

Applion empfiehlt - natürlich - statt einem E-Mail-Anhang eine Bewerbungswebsite. Damit ersparen Sie sich die Probleme bezüglich E-Mail-Anhängen und können zwischen den anderen Bewerben hervorstechen. Mehr zu Bewerbungswebsites finden Sie hier.